Узагальнена консультація: щодо знищеного майна та втрачених документів підприємства через військові дії

Консультація підготована: Катерина Дудка, експерт з обліку та управління фінансами, +38 067 214 45 82

Зміст

1. В першу чергу – заява до правоохоронних органів

Керівник підприємства повинен письмово повідомити правоохоронні органи.

1.1. Подати заяву в поліцію про вчинення кримінального правопорушення, якщо мало місце мародерство, пошкодження невідомими особами, неможливість встановити причини пошкодження чи втрат.

Після фіксації факту події поліція має видати витяг з Єдиного реєстру досудових розслідувань.

1.2. Подати повідомлення і отримати документи від ДСНС, якщо був виклик ДСНС у випадку пожежі, розмінування, руйнування і порятунку людей, тощо.

1.3. Додатково, можна залишити інформацію про пошкоджене майно на ресурсі:

1) https://warcrimes.gov.ua/ - створений Офісом Генерального прокурора для належного документування воєнних злочинів та злочинів проти людяності, скоєних російською армією в Україні але треба уважно читати на сайті чи є це злочином проти цивільного населення (таким злочином є знищення чи привласнення майна ворога не виправдане військовою необхідністю: наприклад, пограбування магазинів, напад на цивільні об’єкти: житлові будинки, інтернати, гуртожитки тощо);

2) damaged.in.ua  - створений KSE Institute спільно з Офісом Президента України та Міністерством економіки з метою забезпечення найповнішого переліку усього, що зруйновано у війні, яку РФ розв'язала проти України).

Фіксація шкоди на вказаних ресурсах скоріше надасть інформацію про пошкодження та знищення майна уповноваженим органам для здійснення ними своїх повноважень, аніж додатково зафіксує завдані підприємству збитки. Водночас, згідно з інформацією на цих сайтах, вони покликані зокрема й сприяти оцінці збитків, яких зазнала Україна внаслідок російської агресії та формування позовів до РФ в міжнародних судах та відшкодування збитків.

1.4. У випадку втрати документів в додаток до приведених вище п.1.1 та 1.2 керівник підприємства повинен призначити комісію для встановлення переліку відсутніх документів і розслідування причин їх пропажі або знищення (п. 6.10 Положення про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку, затвердженого наказом Мінфіну від 24.05.95 р. № 88)

Для участі в роботі комісії рекомендується запросити представників слідчих органів, охорони та державного пожежного нагляду в разі пожежі. Результати роботи комісії оформлюються актом, який підписується усіма членами комісії та  затверджується керівником підприємства. Копія акта подається до органу, у сфері управління якого перебуває підприємство, до органу, який веде справу із пропажі документів, а також ДФС (в 10-денний строк з дати підписання Акту).

2. Інвентаризація

Що у випадку встановлення фактів знищення майна, що документів підприємство зобов’язане провести інвентаризацію.

Інвентаризація проводиться з метою забезпечення достовірності даних бухгалтерського обліку і звітності, підтвердження наявності активів їх стан, відповідність критеріям визнання і оцінки, документування відсутності, пошкодження активів, підтвердження фактів невідповідності  критеріям визнання активами.

Інвентаризацію активів проводимо тільки за наявності можливості фізичного доступу до активів, місця тощо.

Якщо доступ до активів є – інвентаризація проводиться на день установлення фактів псування в обсязі, визначеному керівником підприємства (п. 7 розд. I Положення № 879).

Якщо доступ до активів відсутній - підприємство або його підрозділ знаходиться на тимчасово окупованій території чи в районі бойових дій, то  інвентаризацію майна необхідно здійснити тільки після отримання власником фактичного доступу (безпечного та безперешкодного) до таких активів (п. 8 розд. I Положення № 879)

Коли стане можливо забезпечити безпечний і безперешкодний доступ до активів, тільки тоді потрібно:

• Провести інвентаризацію майна станом на 01 число місяця, наступного за місяцем, у якому зникли перешкоди для доступу до активів;
• Відобразити результати в обліку у відповідному звітному періоді (не пізніше останнього числа місяця, в якому проводилась інвентаризація).

Для проведення інвентаризації створюється інвентаризаційна комісія накази керівника, в якому слід вказати також на яку дату проводиться інвентаризація та який період часу відводиться на це. До складу комісії, як правило, включають:

• Головного бухгалтера;
• Матеріально-відповідальну особу
• Профільні спеціалісти

За результатами інвентаризації комісія складає інвентаризаційні документи. Основні форми документів для відображення результатів інвентаризації затверджені Наказом Міністерства фінансів України 572 від 17.06.2015 р. Документи, форми яких не затверджено або не зручні, або відсутні на підприємстві,   можна розробити самостійно з урахуванням вимог Закону про бухоблік та Положення № 88, а за основу взяти форми з наказу № 572.

На підставі фактів, виявлених інвентаризацією, керівник ухвалює рішення залежно від результатів:

• про списання активів, подальше використання яких неможливе;
• про проведення робіт з ліквідації зруйнованого об’єкта;
• про оцінку й оприбуткування запчастин, матеріалів, брухту, дорогоцінних металів, що залишилися після знищення/ліквідації активів.

Результати інвентаризації на підставі затвердженого протоколу інвентаризаційної комісії відображають у бухгалтерському обліку та фінансовій звітності того звітного періоду, у якому закінчено інвентаризацію (п. 3 розд. ІV Положення № 879).

Якщо втрачено документи і відсутні повні дані бухгалтерського обліку, з чим рівняти результати інвентаризації?

В такому разі слід діяти по аналогії з тим, як рекомендувало Міністерство фінансів України у своєму роз’ясненні Щодо обліку об'єктів, які перебувають на території проведення антитерористичної операції (лист Мінфіну від 29.06.2016 р. № 31-11410-07-10/18732) та зменшувати корисність непідконтрольних об’єктів підприємства. А саме: при проведені інвентаризації і списанні майна, щодо якого втрачено і первинку та бухгалтерську інформацію — використовувати показники Балансу (Звіту про фінансовий стан) (форма № 1) за попереднім звітом — за 2021 рік. І вже на основі цих даних списувати активи – списувати їх вартість (основні засоби, нематеріальні активи, запаси тощо).

Додаткові дії щодо документування втрачениих первинних документів, облікових регістрів та облікових баз

Щодо втрачених документів, бухгалтерських баз та даних бухгалтерського обліку то слід мати на увазі, що відповідно до п.44.5 Податкового Кодексу України Платник податків зобов'язаний (1) в 5 денний строк з дня події, що призвела до втрати документів, письмово повідомити органи державної податкової служби по місцю обліку підприємства і (2) впродовж 90 днів відновити втрачені документи.

Але зараз, відповідно до Закону України «Про внесення змін до Податкового кодексу України та інших законодавчих актів України щодо дії норм на період дії воєнного стану» № 2120–IX від 15 березня 2022 року на період до припинення або скасування воєнного стану зупиняється перебіг строків, визначених податковим законодавством. Тому терміни для відновлення документів  – це 90 днів після офіційного завершення воєнного стану.

УВАГА для підприємств, що знаходяться / знаходились на територіях ведення бойових дій:  

Законом України № 2173-IX від 01.04.2022 встановлено особливі правила  в обхід статті 44 Податкового Кодексу України. Перелік територій населених пунктів, де проводяться (проводилися) бойові дії, визначає Кабмін. Але письмове повідомлення до податкової подавати обов’язково.

Складається повідомлення в довільній формі, підписується керівником та головним бухгалтером. У повідомленні потрібно зазначити:

• обставини, що призвели до втрати та/або неможливості вивезення первинних документів;
• податкові (звітні) періоди;
• загальний перелік первинних документів (за можливості — із зазначенням реквізитів).

Сама процедура подання повідомлення теж не прописана. Платник може подати повідомлення через електронний кабінет, меню «Листування з ДПС».

Письмове повідомлення забезпечує наступне:

• за періоди, вказані в повідомлені, звітність не може бути піддана сумніву лише на підставі відсутності первинки
• збереження: витрат (включаючи витрати на придбання цінних паперів/корпоративних прав); від’ємного значення з податку на прибуток, податкового кредиту з ПДВ, суми від’ємного значення ПДВ минулих періодів.
• мораторій /неможливість проведення контролюючим органом перевірок щодо періодів, зазначених у повідомлені.

3. Що потрібно знати, щоб не нараховувати ПДВ при списанні втраченого майна

Додатково до всіх документів, що зазначені вище (від поліції, ДСНС, інвентаризаційні документи) важливо:

• для основних засобів – документ, що засвідчує форс-мажор або пожежу (акт, що засвідчує факт пожежі, складений згідно з Порядком № 2030,  лист ТПП  від 28.02.2022 № 2024/02.0-7.1). Роздрукуйте цей лист та посилайтеся на нього в Актах на списання основних засобів.
• для ТМЦ – відповідно до п. 321 підрозд. 2 розд. ХХ ПКУ протягом дії воєнного, надзвичайного стану по знищеним (втраченим) через війну товарам під час їх списання підприємствам нараховувати ПДВ не потрібно.

4. Що робити із відшкодуванням збитків

Так як процедури відшкодування збитків агресором поки немає, а конкретного винуватця у знищенні майна під час бойових дій встановити практично неможливо, то належну до відшкодування суму НЕ потрібно зараховувати до складу дебіторської заборгованості і доходу звітного періоду.

Суму визнаних збитків від списання знищених активів рекомендуємо відобразити на забалансовому рахунку 072 «Невідшкодовані недостачі та втрати від псування цінностей». Такі ж рекомендації давало Міністерство фінансів України (див. лист від 09.12.2020 № 41020-01-10/38057). 

Тільки тоді коли буде вирішено питання щодо компенсації збитків агресором, потрібно буде визнати належну суму компенсації як дебіторську заборгованість та дохід.

Використані нормативні документи

1. Положення № 88 - Положення про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку, затверджене наказом Мінфіну від 24.05.95 р. № 88 https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0168-95#Text
2. Положення № 879 - Положення про інвентаризацію активів та зобов’язань, затверджене наказом Мінфіну від 02.09.2014  № 879. https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z1365-14#Text
3. Закон України про бухгалтерський облік - Закон України Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні 16 липня 1999 року № 996-XIV. https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/996-14#Text
4. Закон України № 2173-IX  - Закон України Про внесення змін до Податкового кодексу України та інших законодавчих актів України щодо адміністрування окремих податків у період воєнного, надзвичайного стану № 2173-IX від 01.04.2022. https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2173-20#Text
5. Наказ 572 - Наказ Міністерства фінансів України 572 від 17.06.2015 р. Про затвердження типових форм для відображення бюджетними установами результатів інвентаризації  https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0788-15#Text
6. Податковий Кодекс України - https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2755-17#Text
7. Закону України № 2120–IX  - Закон України «Про внесення змін до Податкового кодексу України та інших законодавчих актів України щодо дії норм на період дії воєнного стану» № 2120–IX від 15 березня 2022 року https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2120-20#Text
8. Порядок 2030 – Постанова Кабінету Міністрів України від 26 грудня 2003 р. N 2030 Про затвердження Порядку обліку пожеж та їх наслідків https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2030-2003-%D0%BF#Text
9. Лист ТПП - лист Торгово-промислової палати  від 28.02.2022 № 2024/02.0-7.1 https://ucci.org.ua/uploads/files/621cba543cda9382669631.pdf
10.  Роз’яснення ДПС 2022В -  Що робити тим ЮО, офіси яких зруйновані та відповідно всі архіви, всі первинні документи протягом трьох місяців неможливо буде відновити? https://zir.tax.gov.ua/main/bz/view/?src=ques&id=30801
11. Лист ДФС від 19.10.2015 №22005/6/99-99-19-02-02-15 https://tax.gov.ua/baneryi/podatkovi-konsultatsii/konsultatsii-dlya-yuridichnih-osib/print-64589.html

Консультація надана експертами АВМ та за підтримки Міжнародної фінансової корпорації (IFC) в рамках спільного проекту "Розвиток молочної галузі України" для підтримки господарств в умовах війни

! Якщо залишились питання – звертайтеся на гарячу лінію АВМ: office@avm-ua.org